קבלה שיוצאת לבד אחרי תשלום: איך זה עובד ומה צריך

בסוף יום עבודה, הרבה בעלי עסקים פותחים את תוכנת החשבוניות ועוברים תשלום אחרי תשלום: מקלידים שם, סכום ותיאור, ושולחים ללקוח. כל קבלה לוקחת דקה או שתיים. עשרים תשלומים בשבוע הם כבר כמה שעות בחודש, ובכל פעם שמישהו שוכח, לקוח מחכה לקבלה שלא הגיעה.

את השלב הזה אפשר להעביר למערכת. הלקוח משלם, והקבלה יוצאת לבד.

איך זה עובד

1. הלקוח מקבל קישור לתשלום: בוואטסאפ, במייל או בדף באתר שלכם.
2. ברגע שהתשלום עובר, חברת הסליקה מודיעה על כך למערכת.
3. המערכת יוצרת קבלה בתוכנת החשבוניות שלכם, עם שם הלקוח, הסכום ומה הוא קנה.
4. הקבלה נשלחת ללקוח במייל, ואם רוצים גם בוואטסאפ. אתם רואים אותה בתוכנה כמו כל קבלה אחרת.

הקבלה נוצרת בתוכנה שכבר יש לכם, כך שרואה החשבון מקבל אותה באותו מקום כמו תמיד.

מה צריך בשביל זה

• תוכנת חשבוניות עם ממשק חיבור (API). רוב התוכנות הנפוצות בישראל מאפשרות לחבר אליהן מערכות אחרות.
• דרך לגבות תשלום: חברת סליקה, דף תשלום או קישור תשלום. אם יש לכם כבר אחד, בדרך כלל עובדים איתו.
• חיבור בין השניים, שמעביר את פרטי התשלום לתוכנת החשבוניות ברגע שהכסף נכנס.

לפעמים תוכנת החשבוניות כבר מציעה דף תשלום משלה שמוציא קבלה לבד. אם כל התשלומים שלכם עוברים דרכו, ייתכן שזה כל מה שצריך, ושווה לבדוק את זה לפני שבונים משהו.

מתי כדאי לבנות חיבור משלכם

חיבור שנבנה בשבילכם שווה את זה כשהתשלומים מגיעים מכמה מקומות, או כשרוצים שיקרה עוד משהו אחרי התשלום. למשל:

• לקוחות משלמים גם בקישור, גם בדף באתר וגם בהוראת קבע, ורוצים שכולם יקבלו קבלה באותה צורה.
• מי שלא שילם עד תאריך מסוים מקבל תזכורת עם קישור לתשלום.
• הצעת מחיר שהלקוח מאשר הופכת לחשבונית בלי להקליד אותה שוב.
• אחרי התשלום הלקוח מתעדכן ברשימת הלקוחות, או מקבל אישור הרשמה לקורס.

מה לבדוק לפני שמתחילים

איזה מסמך העסק שלכם צריך להוציא. עוסק פטור מוציא קבלה. עוסק מורשה מוציא בדרך כלל חשבונית מס קבלה. כדאי לוודא עם רואה החשבון מה נכון אצלכם, כי זה המסמך שהמערכת תוציא בכל תשלום.

חשבוניות ישראל. בחשבוניות לעסקים מעל סכום מסוים צריך מספר הקצאה מרשות המסים. תוכנות החשבוניות מבקשות אותו בעצמן, אבל צריך לוודא שגם המסמכים שנוצרים דרך החיבור עוברים את הבקשה הזאת.

מה קורה בהחזר כספי. כשמבטלים עסקה, צריך מסמך זיכוי. כדאי להחליט מראש אם גם הוא יוצא לבד, או שאתם מוציאים אותו ביד.

כמה זה עולה

חיבור של סליקה, קבלות וחשבוניות מתחיל ב-₪2,500, כולל 30 יום של התאמות אחרי ההשקה. בנוסף יש עלויות שימוש שמשולמות ישירות לספקים: עמלות הסליקה ומנוי לתוכנת החשבוניות.

אם אתם בודקים כמה הסליקה עצמה עולה לכם, מחשבון השוואת הצעות הסליקה מראה זו מול זו כמה כל הצעה עולה בחודש ובשנה, לפי המחזור שלכם.