אוטומציה לעסק קטן: 7 משימות שאפשר להפסיק לעשות ביד

ברוב העסקים הקטנים, העבודה המשרדית לא קשה. היא פשוט חוזרת: אותה הודעה, אותה קבלה, אותה תזכורת, כל שבוע מחדש. משימה כזאת היא מועמדת טובה לאוטומציה כשהיא עומדת בשלושה תנאים:

• היא חוזרת כל שבוע, או כל יום.
• הצעדים שלה כמעט זהים בכל פעם.
• כשאתם עסוקים, היא נשכחת.

הנה שבע משימות שעומדות בתנאים האלה כמעט בכל עסק, ומה המערכת עושה במקומכם.

1. תשובה ראשונה לפנייה חדשה

היום: פנייה מגיעה מהאתר, מפייסבוק או מוואטסאפ, ועונים לה כשמתפנים, לפעמים למחרת.

עם מערכת: הפנייה נכנסת לרשימת הלקוחות, מקבלת תשובה ראשונה תוך דקה, ואתם מקבלים התראה עם הפרטים. מי שלא קבע מקבל הודעת המשך אחרי יומיים.

2. קבלה אחרי תשלום

היום: בסוף היום עוברים על התשלומים ומוציאים קבלה לכל אחד.

עם מערכת: הלקוח משלם בקישור, והקבלה נוצרת בתוכנת החשבוניות ונשלחת אליו. פירוט מלא של איך זה עובד.

3. תזכורת יום לפני התור

היום: שולחים הודעה לכל לקוח, או סופגים את מי שלא הגיע.

עם מערכת: הלקוח מקבל תזכורת עם אפשרות לאשר או לבקש שינוי, והיומן מתעדכן לבד.

4. תזכורת למי שלא שילם

היום: פעם בחודש עוברים על האקסל, בודקים מי לא שילם ושולחים לכל אחד הודעה.

עם מערכת: תשלום שלא נכנס עד התאריך שקבעתם מקבל תזכורת עם קישור לתשלום, ואתם רואים ברשימה אחת מי כבר שילם.

5. חתימה על הסכם או הצהרה

היום: מדפיסים, סורקים, או שולחים קובץ ומחכים שיחזור חתום.

עם מערכת: לקוח חדש מקבל לנייד את ההסכם או הצהרת הבריאות, ממלא וחותם, והעותק החתום נשמר אצלכם ונשלח אליו.

6. איסוף מסמכים מלקוחות

היום: מסמכים מגיעים במייל, בוואטסאפ ובצילומי מסך, ומישהו צריך לסדר אותם.

עם מערכת: לקוחות מעלים לקישור אחד, כל קובץ נשמר בתיקייה של הלקוח, ומי שלא העלה מקבל תזכורת.

7. סיכום שבועי של מה שקורה בעסק

היום: כדי לדעת כמה נכנס ומי חייב, צריך לפתוח שלוש תוכנות.

עם מערכת: כל יום ראשון בבוקר מגיעה הודעה אחת: כמה פניות נכנסו, כמה כסף נכנס, מי חייב ומה מחכה השבוע.

מה להשאיר אצלכם

החלטות שדורשות שיקול דעת כדאי להשאיר בידיים שלכם: מחיר לעבודה מיוחדת, שיחה עם לקוח לא מרוצה, הנחה חריגה. מערכת טובה מכינה לכם את מה שצריך ושולחת אליכם לאישור, ואתם מחליטים.

מאיפה מתחילים

מתחילים מהמשימה שגוזלת הכי הרבה זמן וחוזרת הכי הרבה פעמים. אוטומציה למשימה אחת מתחילה ב-₪1,500, והיא נבנית על הכלים שכבר יש לכם.

לא בטוחים מה אצלכם גוזל הכי הרבה זמן? במפת האוטומציה מתארים במילים איך נראה שבוע בעסק, ומקבלים רשימה מסודרת של מה אפשר להעביר למערכת, מהמשימה הגדולה ועד הקטנה.